שעות פעילות ומענה מחוץ לשעות

שעות הפעילות מוגדרות בעמוד הגדרות העסק, וההודעה שתרצו שהעוזר יעביר כשאתם סגורים נמצאת בעמוד הגדרות עוזר. יחד הן משנות *איך* העוזר עונה מחוץ לשעות הפעילות — לא *האם* הוא עונה.

מה שעות הפעילות באמת משנות

כשמגיעה הודעה מלקוח, OMAI בודקת אם העסק סגור באותו רגע. העובדה הזו משמשת במקום אחד בלבד: ההנחיות שהעוזר מקבל לצורך אותה תשובה.

• סגורים, ומילאתם הודעה מחוץ לשעות הפעילות — נוספת הנחיה אחת שאומרת לעוזר שהעסק סגור כרגע, לציין מתי אתם חוזרים, להמשיך לאסוף פרטים שימושיים, ולעבוד לפי הטקסט שכתבתם.
• סגורים, וההודעה מחוץ לשעות הפעילות ריקה — לא נוסף דבר. העוזר עונה בדיוק כפי שהיה עונה בשעות הפעילות.
• פתוחים — לא נוסף דבר.

סגירה לא משהה את העוזר, לא משנה מתי הוא מעביר שיחה לנציג, ולא שולחת הודעה משל עצמה. שעות הפעילות שלכם הן גם חלק מהידע העסקי, ולכן לקוח ששואל ״מתי אתם פתוחים?״ מקבל תשובה מתוכן — ראו שמירה על ידע מעודכן.

הגדרת שעות הפעילות

הוספת חג או חופשה

סגירה מיוחדת מכסה טווח תאריכים וגוברת על השעות השבועיות באותם ימים. כך מטפלים בחג, בשבוע חופשה או בסגירה חד-פעמית.

ההודעה מחוץ לשעות הפעילות

ההודעה מחוץ לשעות הפעילות נמצאת בעמוד הגדרות עוזר, במקטע אחרי שעות הפעילות וחגים. זו הנחיה לעוזר ולא תשובה קבועה: העוזר קורא את הטקסט שלכם וכותב תשובה בטון שלכם ובשפת הלקוח, במקום לשלוח את המשפט שלכם מילה במילה.

איך נקבע ש״סגור כרגע״

1. אם סגירה מיוחדת מכסה את התאריך הנוכחי — העסק סגור, בלי קשר לשעות השבועיות.
2. אחרת קובעת השורה של היום בשעות פעילות: סימון סגור פירושו סגור.
3. אם ליום הנוכחי אין שורה שמורה בכלל — העסק נחשב פתוח.
4. אם השורה פתוחה, העסק סגור לפני שעת הפתיחה ומשעת הסגירה והלאה, ופתוח ביניהן.

כל זה נקרא לפי אזור הזמן של העסק, שמוגדר בשדה אזור הזמן של העסק באותו עמוד הגדרות העסק ומשמש לשעות הפעילות, להתנהגות מחוץ לשעות ולדוחות. ארגונים חדשים מתחילים ב-Asia/Jerusalem.

שעות כתשובה, לא רק ככלל

השעות השבועיות שלכם נבנות גם לתוך הידע העסקי כמקור מסוג שעות, וזה מה שמאפשר לעוזר לענות ״מתי אתם פתוחים?״ עם ימים ושעות אמיתיים. שמירת השעות לבדה אינה בונה מחדש את הידע הזה.

מספרים שפועלים גם בטלפון

במספר שפועל גם באפליקציית WhatsApp Business בטלפון יש כלל שקט נוסף ונפרד. כשאתם עונים ללקוח בעצמכם מהטלפון, העוזר מפסיק לענות באותה שיחה וחוזר מעצמו כשחלון השקט מסתיים. זהו זמן שנמדד מהתשובה האחרונה שלכם ולא כלל של שעות פעילות: הוא חל בצהריים בדיוק כמו בחצות.

החלון מוגדר לכל מספר בעמוד חיבור WhatsApp, בשדה העוזר חוזר לענות אחרי, לצד למי העוזר עונה. ברירת המחדל היא 6 שעות של שקט, והערך חייב להיות מספר שלם של שעות בין 1 ל-24. בתיבת השיחות מופיעה בשיחה הודעה שעניתם מהטלפון ובעוד כמה שעות בערך העוזר חוזר; לחיצה על חידוש AI באותה שיחה מסיימת את ההמתנה מיד. ראו חיבור מספר שממשיך לפעול בטלפון.

הגדרות, ברירות מחדל ומגבלות