רשימת השיחות
תיבת השיחות מרכזת כל שיחת WhatsApp שהגיעה לעסק. המאמר מסביר מה מכניס שיחה לרשימה, מה מוצג בכל שורה, מה המשמעות של הסינונים ותגי הסטטוס, ואיך הרשימה מתעדכנת.
- למי
- כל מי שבצוות
- מסלול
- כל התוכניות
- הרשאה
- צופה ומעלה
לפני שמתחילים
- מספר WhatsApp מחובר
תיבת השיחות היא התצוגה המשותפת של כל שיחת WhatsApp שהגיעה למספר שחיברתם. בתפריט הצד היא נקראת שיחות, ובראש המסך עצמו כתוב תיבת שיחות — שני השמות מובילים לאותו עמוד. כל מי שבצוות רואה את אותן שיחות; אין חלוקה של התיבה לפי אנשים.
העוזר מתחיל לענות ברגע שמספר WhatsApp מחובר, ולכן בשורות הראשונות שתראו כאן כבר תמצאו לרוב תשובה שלו. אין מתג נפרד שמפעיל את המענה.
מה מכניס שיחה לרשימה
שיחות נוצרות מהודעות נכנסות, לא מפעולה שלכם. אין כפתור שפותח שיחה חדשה, ולא ניתן לפנות מהמסך הזה למספר שמעולם לא כתב לכם.
- לקוח שולח הודעה לאחד המספרים המחוברים ואין לו שיחה חיה — נפתחת שורה חדשה בסטטוס פתוחה.
- לקוח כותב שוב בזמן ששיחה קודמת עדיין חיה — ההודעה מצטרפת לאותה שיחה ולא פותחת חדשה.
- לקוח כותב שוב אחרי שמישהו סימן את השיחה הקודמת שלו סימון כטופלה — נפתחת שיחה חדשה לגמרי, ולכן אותו אדם יכול להופיע ברשימה יותר מפעם אחת.
- חיברתם מספר תוך שמירה על WhatsApp בטלפון והיסטוריה יובאה — השיחות האלה מגיעות עם התג יובא ובסטטוס טופלה, כדי שלא יישבו מעל התנועה החיה.
הרשימה מציגה את כל הארגון: כל שיחה מופיעה בה, לא משנה לאיזה מהמספרים שלכם היא הגיעה. גם הודעות שאתם שולחים מהטלפון שלכם, במספר שחובר במצב דו-קיום, מופיעות כאן ומסומנות כהודעות של בעלי העסק.
מה מוצג בכל שורה
- שם איש הקשר. כש-WhatsApp לא מסר שם מוצג מספר הטלפון, וכשאין גם אותו השורה מציגה לקוח.
- תצוגה מקדימה של ההודעה האחרונה בשורה אחת. הודעה בלי טקסט — תמונה או קובץ שנשלחו ללא כיתוב — לא ניתנת לתצוגה מקדימה, ולכן השורה מציגה אין הודעות.
- היום, החודש והשעה של ההודעה האחרונה, לפי אזור הזמן של הדפדפן שלכם. השנה אינה מוצגת.
- מונה כחול עם מספר ההודעות שהגיעו מאז שמישהו פתח את השיחה בפעם האחרונה.
- תג יובא כשהשיחה הגיעה מייבוא ההיסטוריה שבטלפון.
- תג ממודעה כשההודעה הראשונה בשיחה הגיעה ממודעה או מפוסט עם קישור ל-WhatsApp.
- תג הסטטוס — הפירוט בטבלה שבהמשך.
סדר הרשימה וכמה שורות נטענות
השורות מסודרות לפי מועד ההודעה האחרונה, מהחדשה לישנה, כך ששיחה קופצת לראש הרשימה בכל פעם שמישהו כותב בה. הרשימה טוענת את 100 השיחות העדכניות ביותר. אין עמוד שני, אין כפתור טעינה נוספת ואין שדה חיפוש, ולכן שיחות ישנות נושרות מהתחתית ככל שנכנסות חדשות.
ששת הסינונים
| סינון | מה מוצג |
|---|---|
| הכול | כל השיחות, בכל סטטוס — כולל שיחות שטופלו. |
| פתוחות | שיחות שהסטטוס שלהן פתוחה. |
| לא נקראו | שיחות שיש בהן לפחות הודעה אחת שאיש עדיין לא פתח. |
| לנציג | שיחות שהסטטוס שלהן ממתינה לנציג או בטיפול נציג. |
| טופלו | שיחות שהסטטוס שלהן טופלה. |
| נכשלו | שיחות שיש בהן לפחות הודעה אחת שנכשלה בשליחה. |
בחירת סינון סוגרת את השיחה שהייתה פתוחה, וחלונית הקריאה חוזרת להודעת הבחירה. הסינון נשמר בכתובת העמוד, כך שאפשר לשמור במועדפים את התצוגה שאתם עובדים בה.
המשמעות של כל סטטוס
| סטטוס | המשמעות |
|---|---|
| פתוחה | המצב החי הרגיל. כל שיחה חדשה נפתחת כך, ובפועל זה הסטטוס היחיד שבו העוזר עונה. |
| ממתינה ל-AI | תווית שהמוצר אינו משתמש בה כיום — אף שיחה אינה מועברת למצב הזה. |
| ממתינה לנציג | העוזר העביר את השיחה לצוות והפסיק לענות. היא נשארת כך עד שמישהו מטפל בה. |
| בטיפול נציג | מישהו לחץ קבל שליטה. העוזר נשאר מחוץ לשיחה עד שאדם ילחץ חידוש AI. |
| טופלה | מישהו לחץ סימון כטופלה, או שהשיחה הגיעה מייבוא ההיסטוריה. העוזר אינו עונה, ובמקום תיבת הכתיבה מוצגת הודעה עד שתלחצו פתיחה מחדש. |
| בארכיון | תווית שהמוצר אינו משתמש בה כיום. |
| חסומה | תווית שהמוצר אינו משתמש בה כיום. |
העוזר עונה רק בשיחה שהסטטוס שלה פתוחה ומצב העוזר בה AI פעיל. שני הערכים מוצגים בשיחה עצמה — ראו בתוך שיחה כדי לדעת איפה, וקבלת שליטה מהעוזר כדי לדעת איך לשנות אותם.
מונה ההודעות שלא נקראו
המונה עולה באחד על כל הודעה שלקוח שולח. הוא מתאפס כשמישהו פותח את השיחה, שולח תשובה, שולח תבנית או מסמן את השיחה כטופלה. עצם פתיחת השיחה כבר מאפסת אותו, ואין אפשרות לסמן שיחה כלא נקראה שוב.
איך הרשימה מתעדכנת
הרשימה נטענת מחדש בערך כל 5 שניות כל עוד לשונית הדפדפן שלה בחזית. כשהלשונית מוסתרת הרענון נעצר, וברגע שחוזרים אליה היא נטענת פעם אחת. אין צורך ללחוץ על דבר כדי לראות שיחות חדשות.
השיחה שפתוחה לפניכם מתעדכנת בנפרד ומהר יותר: הודעות חדשות נדחפות לשרשור ברגע שהן מגיעות. ההתנהגות הזו מתוארת בבתוך שיחה.
כשהרשימה ריקה
רשימה ריקה מציגה אין שיחות להצגה ואת השורה "שיחות נכנסות מ-WhatsApp יופיעו כאן באופן אוטומטי." אותה תצוגה ריקה מופיעה בכל סינון, ולכן סינון שפשוט אין לו התאמות נראה בדיוק כמו תיבה בלי כלום. אם ציפיתם לשורות, חזרו להכול לפני שתסיקו ששום דבר לא הגיע.
בטלפון
במסך צר נכנסת חלונית אחת בלבד, ולכן פתיחת שיחה מחליפה את הרשימה. חץ חזרה עם התווית חזרה נמצא לצד שם איש הקשר ומחזיר אתכם לרשימה עם הסינון שבחרתם.
אפשר לחפש לקוח לפי שם או מספר טלפון?
לא מתוך תיבת השיחות — אין בה שדה חיפוש. הרשימה מסודרת כך שהפעילות העדכנית ביותר למעלה, ולכן לקוח שכתב לאחרונה נמצא קרוב לראש הכול.
למה אותו לקוח מופיע בשתי שורות?
כי השיחה הקודמת שלו סומנה כטופלה. הודעה שמגיעה אחרי זה אינה יכולה להצטרף לשיחה שטופלה, ולכן היא פותחת חדשה. השיחה הישנה נשארת ברשימה תחת הכול וטופלו.
למה כתוב בשורה "אין הודעות" למרות שהלקוח בבירור שלח משהו?
ההודעה האחרונה בלי טקסט — בדרך כלל תמונה, הודעה קולית או מסמך ללא כיתוב. אין מה להציג בתצוגה המקדימה. גם בתוך השרשור קבצים מצורפים אינם מוצגים.
הרשימה מערבבת שיחות מכמה מספרי WhatsApp?
כן. כל השיחות בארגון מוצגות יחד, מכל מספר מחובר. המספר שאליו השיחה שייכת משמש בעת המענה, כך שהתשובה שלכם יוצאת מאותו מספר.
מי בצוות יכול לראות את המסך הזה?
כל התפקידים, כולל צופה. מענה, תגיות, שיוך והכפתורים להשהיה, לקבלת שליטה ולסימון כטופלה דורשים נציג ומעלה.