עדכון, החלפה ומחיקה של ידע

הידע ב־OMAI מגיע משני מקומות, והוא מתעדכן בשתי דרכים שונות. קבצים שהועלו מנוהלים במסך בסיס ידע שבלוח הבקרה. שירותים, שאלות נפוצות, מדיניות ושעות פעילות מוזנים בהגדרות העסק — והם מגיעים לעוזר רק אחרי שמסנכרנים אותם.

שני סוגי ידע, שתי דרכים לעדכן

שעות הפעילות הן המקרה היחיד שמתפצל לשניים. השאלה אם העסק סגור *ברגע זה* נקראת ישירות מהשעות ומהסגירות המיוחדות שלכם בכל הודעה, ולכן הודעת מחוץ לשעות מתחילה להתנהג נכון מיד עם השמירה. השעות שהעוזר *מוסר* ללקוח מגיעות ממקור הידע המסונכרן, ולכן הן נשארות על הזמנים הישנים עד לסנכרון.

אחרי עריכת מידע בהגדרות

אירוע אחד נוסף מריץ את אותו סנכרון עבורכם: שינוי שפת התוכן העסקי בהגדרות העסק. שום דבר אחר לא מריץ אותו. אין סנכרון אוטומטי כששומרים שירות, שאלה נפוצה, מדיניות או שורת שעות בודדת — אחרי סבב עריכות לחצו בעצמכם על סנכרון מידע מההגדרות.

החלפת מסמך שהועלה

אינדוקס מחדש אינו מקבל קובץ חדש. הוא קורא שוב את הקובץ שכבר שמור תחת אותו מקור — שימושי אחרי ריצה שנכשלה מסיבה זמנית, וחסר תועלת אחרי שערכתם את המסמך במחשב שלכם. בזמן הריצה השורה מציגה מתעדכן והגרסה הקודמת ממשיכה לענות, כך שרענון לא משאיר את העוזר בלי ידע.

השבתה, דחייה או מחיקה

מה מחיקה באמת מסירה

המחיקה היא שני דברים: אפקט מיידי ומשימת רקע עמידה. החלק המיידי הוא שהמקור מוצא מהאחזור ומסומן כמחוק, כך שהוא כבר לא יכול להגיע ללקוח. אחר כך המשימה עוברת על כל מקום שבו התוכן נשמר ומתעדת תוצאה לכל אחד מהם:

• רשומות החיפוש שאפשרו למצוא את הקטעים;
• קטעי הטקסט השמורים עצמם;
• הקובץ המקורי באחסון, במסמך שהועלה;
• כל משימת אינדוקס של אותו מקור שעדיין בתור, בריצה או שנכשלה;
• רשומות הגרסאות — ולאחריהן המקור עצמו מסומן כמחוק ונעלם מהרשימה.

המשימה מדווחת על הצלחה רק אחרי שכל אחד מהשלבים האלה אושר, והיא מנסה שוב עד 5 פעמים אם אחד מהם נכשל. אם עדיין לא ניתן לסיים, המקור מוצג בסטטוס המחיקה לא הושלמה והמקרה מועבר לטיפול שלנו במקום להידווח בשקט כמושלם.

כמה מהר שינוי מגיע לתשובות

מקורות בסטטוס דורש בדיקה

מקור מסומן בדורש בדיקה כשהתוכן שלו לא אושר כעדכני במשך 180 יום, במסמך שהועלה, או 365 יום במידע שמסונכרן מההגדרות. הסימון מוחל על ידי סבב תחזוקה, ולכן הוא עשוי להופיע עד כשעה אחרי המועד. מקור מסומן ממשיך לענות — הסימון הוא תזכורת, לא חסימה.

מה שמסיר את הסימון הוא עדיין עדכני: הוא מתעד את היום כתאריך האישור ומחזיר את המקור למוכן. אינדוקס מחדש של אותו מקור אינו מאפס את התאריך הזה, ולכן מקור שרק אונדקס מחדש יסומן שוב בסבב הבא. אם התוכן אכן השתנה, העלו את הקובץ החדש כמקור חדש, או הריצו סנכרון עבור מקור שהגיע מההגדרות.

המלכודת: להשאיר את הגרסה הישנה

שום מנגנון ב־OMAI לא משווה בין שני מקורות ומזהה שהם סותרים זה את זה. אם המחירון של שנה שעברה עדיין בסטטוס מוכן לצד זה של השנה, שניהם ניתנים לחיפוש, והעוזר עונה מתוך הקטע שהתאים בצורה הטובה ביותר לניסוח של הלקוח — ובקלות זה יכול להיות הישן. אותו דבר נכון לשאלה נפוצה שחוזרת על מדיניות שכבר שיניתם, ולמסמך שמשכפל מידע שאתם מחזיקים בהגדרות.

לכן התייחסו לכל עדכון כאל שתי מטלות: להוסיף את המידע החדש, ואז להסיר או להשבית את מה שהוא מחליף. מסך בדיקת הידע מראה לאיזה מקור שאלה מסוימת באמת מגיעה, וזו הדרך המהירה ביותר לתפוס שריד ישן.