חשבוניות וקבלות

כל תשלום שעובר מייצר שני דברים: שורה בטבלת חשבוניות בעמוד חיוב ותוכנית, ובחשבון ישראלי גם מסמך פיסקלי אמיתי שמונפק במערכת של רואה החשבון שלנו. השורה היא הרישום שלנו למה שחייבנו. המסמך הוא מה שמנהל החשבונות שלכם צריך.

שני הרישומים

מתי מונפק כל מסמך

• התשלום הראשון על תוכנית — מונפק ברגע שספק הסליקה מאשר את החיוב, בדרך כלל תוך שניות.
• כל חידוש חודשי — מונפק כשהחיוב של אותו חודש עובר.
• מספר טלפון ייעודי שרכשתם — החודש הראשון שלו מחויב בנפרד, והחודשים הבאים מופיעים כשורה נוספת בחידוש של התוכנית.
• זיכוי כספי — תעודת זיכוי מונפקת אחרי שספק הסליקה מאשר שהכסף חזר. ראו זיכויים והחזרים.

חיוב שלא עבר לא מייצר כלום: לא שורת חשבונית ולא מסמך. אם חידוש נדחה ונוסה שוב, רק הניסיון שהצליח מופיע בטבלה.

איך מוצאים מסמכים קודמים

הטבלה מציגה את 50 התשלומים האחרונים. אם אתם צריכים משהו ישן יותר, כתבו לנו עם החודש המבוקש.

מה אומרת עמודת הסטטוס

שני סטטוסי הזיכוי מוצגים כרגע באנגלית גם בממשק העברי. בעמוד החיוב קיימים גם תגי סטטוס נוספים — פתוח, טיוטה, בוטל, לא ניתן לגבייה, באיחור ונכשל — שתהליך החיוב הנוכחי אינו מייצר.

איך המסמכים מגיעים אליכם

הכתובת שבשימוש היא זו שנשמרה בשדה אימייל לחשבוניות (לא חובה) בעת התשלום. כשהשדה ריק לא נשלח אליו מסמך, והמיילים בנושא חיוב נשלחים לכתובת של הבעלים הוותיק ביותר. לכן כדאי למלא אותו, במיוחד אם מנהל החשבונות שלכם אינו בעל החשבון.

אחרי תשלום שעבר יכולים להגיע עד שני מיילים:

• התשלום שלכם ב-OMAI התקבל — האישור שלנו. הוא מציין את הסכום, את התוכנית ואת התאריך שעד אליו המנוי משולם, ומקשר לעמוד החיוב.
• חשבונית המס/קבלה עצמה, שנשלחת מהמערכת שהנפיקה אותה אל האימייל לחשבוניות שבחשבון.

מה מודפס על המסמך

• העסק שלכם כלקוח: שם איש הקשר לחיוב שהזנתם בתשלום, או שם הארגון כשלא נשמר איש קשר, יחד עם הטלפון והאימייל שבחשבון.
• שורה אחת שמתארת את המכירה — מנוי OMAI, או זיכוי עליו בתעודת זיכוי.
• הסכום שחויב בפועל, מפוצל לנטו ולמע״מ. השניים תמיד מסתכמים בדיוק לסכום שירד מהכרטיס, כי הפיצול נגזר ממנו ולא מחושב מחדש.
• ארבע הספרות האחרונות של הכרטיס כאסמכתא, ומזהה העסקה של ספק הסליקה, כדי שאפשר יהיה להתאים את המסמך לדוח הסליקה.
• המסמך נכתב בשפת הממשק של הארגון שלכם.

כשפרט במסמך שגוי

לכן מדובר בשתי משימות נפרדות: תיקון המסמך שכבר בידיכם, והבטחה שהמסמך הבא יהיה נכון.

• למסמך שכבר הונפק — כתבו ל-support@omai-software.com עם מספר המסמך, תאריך התשלום והפרטים שהיו צריכים להופיע. נתקן מול רואה החשבון.
• למסמכים הבאים — השם, הטלפון והאימייל מגיעים מאיש הקשר לחיוב ששמור על המנוי. בעלים או מנהל יכולים לתקן אותם בלחיצה על עדכון אמצעי תשלום בעמוד החיוב ועריכת השדות במסך האישור: הם נשמרים עם שליחת הטופס, עוד לפני שלב הכרטיס.
• אם הסכום עצמו שגוי, זו שאלה של חיוב ולא של מסמך: ראו זיכויים והחזרים.

כמה זמן המסמכים נשמרים

חשבוניות ומסמכי המס שהונפקו עליהן הם רשומות עסקיות והן נשמרות לתקופת השמירה הקבועה בחוק. בקשה למחיקת החשבון אינה מסירה אותן — מה נשמר ולכמה זמן מסביר אילו רשומות שורדות בקשת מחיקה ולמה.