תפקידים והרשאות

לכל אדם בסביבת העבודה שלכם יש תפקיד אחד בדיוק, והתפקיד הזה קובע מה מותר לו לעשות. אפשר להקצות ארבעה תפקידים — בעלים, מנהל, נציג וצופה — והם נבנים זה על גבי זה. נציג יכול כל מה שצופה יכול, מנהל כל מה שנציג יכול, ובעלים כל מה שמנהל יכול ועוד דבר אחד.

ארבעת התפקידים

התפקיד נשמר לכל סביבת עבודה בנפרד, לא לכל אדם. אותה כתובת אימייל יכולה להיות בעלים בסביבת עבודה אחת ונציג באחרת.

מה כל תפקיד יכול לעשות

זו הרשימה המלאה, לפי כללי ההרשאות שהמוצר אוכף בפועל. ✓ פירושו שהתפקיד מורשה; מקף פירושו שהפעולה נדחית בשגיאת הרשאה.

שורה אחת בטבלה מפתיעה אנשים: צופה ונציג רואים את מסך החיוב, כולל התוכנית, נתוני השימוש ורשימת החשבוניות. הם אינם יכולים לפתוח, לשנות או לבטל שם דבר. אם נתוני החיוב לא אמורים להיות גלויים לאדם מסוים בכלל — אל תוסיפו אותו לסביבת העבודה.

כללים נוספים מעל הטבלה

ארבעה כללים חלים מעל רשימת ההרשאות, ואי אפשר לעקוף אותם מלוח הבקרה:

• רק בעלים יכול להוסיף חבר צוות כבעלים, או להעלות חבר קיים לתפקיד בעלים. מנהל שינסה יקבל את ההודעה "Only an owner can grant the owner role."
• אי אפשר להוריד בדרגה או להסיר את הבעלים האחרון. הניסיון נדחה בהודעה "Cannot remove the last owner of the organization." כדי להעביר את העסק לאדם אחר, הפכו אותו קודם לבעלים ורק אז שנו או הסירו את הבעלים המקורי.
• כשיש בסביבת העבודה שני בעלים או יותר, מנהל יכול להוריד בדרגה או להסיר אחד מהם. תנו תפקיד מנהל רק למי שהייתם סומכים עליו בזה.
• מנהל פלטפורמה אינו תפקיד שאפשר להקצות. זו זהות תפעולית פנימית של OMAI, והמוצר מסרב לכתוב אותה לרשומת חבר צוות.

איזה תפקיד לתת לאדם חדש

• הוא יענה להודעות של לקוחות ותו לא ← נציג. זו ברירת המחדל בטופס ההוספה, ובדרך כלל התשובה הנכונה.
• הוא גם יתחזק את מחירון השירותים, את השאלות הנפוצות, את הגדרות העוזר או את חיבור ה-WhatsApp ← מנהל.
• הוא רק צריך להסתכל — דוחות, הנהלת חשבונות, יועץ חיצוני ← צופה.
• הוא שותף בעסק שאמור להיות מסוגל לסגור את החשבון ← בעלים.

מה כל תפקיד רואה בפועל

ההרשאות נאכפות אצלנו בשרת ברגע שפעולה רצה, ולכן שליטה שאינה מוצגת היא נימוס ולא המנעול. מעל זה, לוח הבקרה משתדל לא להציע דרך ללא מוצא. לתפקיד נמוך יש לכן תפריט קצר יותר באמת: שני המסכים שנציג וצופה אינם יכולים להשתמש בהם בכלל — הגדרות עוזר ויומן ביקורת — אינם מופיעים להם בסרגל, והגעה לאחד מהם מסימנייה או מקישור ישן מייצרת הסבר קצר ולא תקלה. במסך צוות, תפקיד שאינו יכול לנהל חברי צוות מקבל רשימה לקריאה בלבד, בלי טופס הוספה ובלי שליטות לכל אדם; וגם למנהל לא מוצעים שינוי תפקיד או הסרה בשורה של מי שנמצא מעליו בדרגה.

במקומות שבהם הסירוב מוצג בתוך המסך — טופס ההוספה, או שינוי תפקיד שכללי הדרגות אינם מתירים — מדובר במשפט רגיל בשפה שלכם שאומר מה נדחה ומי כן יכול לעשות את זה. הוא אינו מדפיס שם הרשאה פנימי; אם בכל זאת ראיתם כזה, שווה לדווח לנו.

התווית מנהל פלטפורמה

אם תיתקלו אי פעם במנהל פלטפורמה ברשימת תפקידים, מדובר בגישה התפעולית של OMAI עצמה. היא נפרדת מהתפקידים בסביבת העבודה שלכם ומשמשת לתמיכה ולניהול הפלטפורמה, היא לעולם אינה ניתנת דרך מסך צוות, ואין לה אף אחת מההרשאות שבטבלה למעלה. מה שאנשי התפעול יכולים להגיע אליו ואיך זה נרשם מתואר במי יכול לגשת לנתונים שלכם.

איפה נרשמים שינויי תפקיד

הוספת חבר צוות, שינוי תפקיד והסרת חבר צוות — כל אחת מהן כותבת רשומה ליומן הביקורת עם מי ביצע, מתי, ומה היה התפקיד לפני ואחרי. מנהל או בעלים יכולים לקרוא אותו בלוח הבקרה ← יומן ביקורת; ראו יומן הביקורת.

שאלות נפוצות