עיון בכל המדריכים

העלאת מסמכים

הוסיפו לבסיס הידע מחירון, מסמך מדיניות או מדריך שירות כקובץ. אילו קבצים נתמכים, מה גודל הקובץ המרבי, מה קורה בזמן העיבוד ואילו סטטוסים מסמך יכול להציג.

למי: בעלים ומנהלים
מסלול: כל המסלולים
הרשאה: בעלים או מנהל
משך: דקה או שתיים לכל קובץ

לפני שמתחילים

קובץ בפורמט PDF, ‏Word‏ (DOCX), ‏TXT, ‏Markdown או CSV
טקסט שאפשר לסמן בתוך הקובץ — סריקה או צילום של טקסט אינם ניתנים לקריאה

קובץ שמעלים הופך למקור ידע: OMAI מחלץ ממנו את הטקסט, מפצל אותו לקטעים קצרים ושומר אותם כך שהעוזר יוכל לחפש בהם בזמן שהוא עונה ללקוח. כל זה מתבצע במסך בסיס ידע שבלוח הבקרה, בטופס העלאת מסמך.

אילו קבצים אפשר להעלות

נתמכים חמישה סוגי קבצים, והסוג שבוחרים בסוג קובץ חייב להתאים למה שבאמת נמצא בקובץ. התוכן נבדק מול הסוג שהוצהר, כך שקובץ PDF ששמו שונה ל־.docx יידחה במקום להיקרא חלקית.

סוג הקובץ	האפשרות ב״סוג קובץ״	סיומות	גודל מרבי	מגבלות נוספות
PDF	PDF	`.pdf`	20 MB	עד 300 עמודים. קובץ מוגן בסיסמה נדחה.
Word	Word (DOCX)	`.docx`	20 MB	קובץ שמכיל מאקרו נדחה. הפורמט הישן `.doc` אינו נתמך.
טקסט	טקסט (TXT)	`.txt`	5 MB	—
Markdown	Markdown (MD)	`.md`, `.markdown`	5 MB	—
CSV	CSV	`.csv`	10 MB	עד 50,000 שורות. כל שורה נשמרת כקטע אחד שלם.

סוגי הקבצים הנתמכים והמגבלות שנאכפות על כל אחד

הסיומות שבורר הקבצים מקבל

.pdf, .docx, .txt, .md, .markdown, .csv

השדה מציג את המגבלה של הסוג שבחרתם — למשל קובץ (PDF, עד 20MB) — והוא משתנה כשמשנים את סוג קובץ, כי אין מספר אחד: PDF ו־Word הם 20 MB, ‏CSV הוא 10 MB, ו־TXT ו־Markdown הם 5 MB. קובץ שגדול מהמגבלה שלו נדחה בטופס עצמו בהודעה שמציינת את אותה מגבלה, ושום דבר לא מועלה.

שני דברים ש־OMAI אינו עושה: אין אפשרות לייבא עמוד אינטרנט או להפנות את העוזר לכתובת URL, וטקסט שקיים רק בתוך תמונה אינו מזוהה. חוזה סרוק, מחירון מצולם או PDF שיוצא כתמונות לא יפיקו טקסט והעיבוד ייכשל.

העלאת קובץ

שלב 1 פתחו את בסיס ידע בלוח הבקרה.
מה אמור לקרות: במסך מופיעים כרטיס מוכנות הידע של העוזר, טופס העלאת מסמך ורשימת מקורות ידע הקיימים.
2
שלב 2 בחרו בסוג קובץ את האפשרות שמתאימה לקובץ שלכם.
- האפשרויות הן PDF, ‏Word (DOCX), טקסט (TXT), ‏Markdown (MD) ו־CSV. ברירת המחדל היא PDF.
3
שלב 3 גררו את הקובץ אל האזור גררו קובץ לכאן, או בחרו מהמחשב, או לחצו עליו ובחרו קובץ.
- קובץ אחד בכל פעם. אם תגררו כמה קבצים, רק הראשון ייקלט.
מה אמור לקרות: שם הקובץ מופיע מתחת לאזור הגרירה עם סימן x להסרה, ושדה כותרת מתמלא משם הקובץ אם השארתם אותו ריק.
4
שלב 4 בדקו את הכותרת. זה השם שהמקור מופיע תחתיו ברשימה, וגם השם שמוצג ליד כל קטע שנשלף ממנו.
- עד 200 תווים. בחרו שם שעמית לעבודה יזהה: ״מחירון 2026״, ולא ״scan_final_v3״.
שלב 5 לחצו העלאה והוספה לידע.
מה אמור לקרות: הכפתור משתנה למעלה…, הטופס מתאפס והודעה מאשרת שהקובץ הועלה ונשלח לאינדוקס.
שלב 6 עקבו אחרי השורה החדשה ברשימת מקורות ידע.
מה אמור לקרות: הסטטוס מתקדם מממתין לקריאה דרך קורא את המסמך ומכין עבור העוזר עד מוכן.

מסך בסיס הידע: כרטיס מוכנות בראש העמוד, מתחתיו טופס העלאת מסמך, ורשימת מקורות ידע שבכל שורה בה תג סטטוס. — טופס ההעלאה יושב בין כרטיס המוכנות לרשימת המקורות. **סנכרון מידע מההגדרות** ו**בדיקת אחזור** נמצאים בכותרת העמוד.

מה קורה אחרי ההעלאה

ההעלאה עצמה מיידית, העיבוד לא. הקובץ נשמר ומשימה נכנסת לתור, ותהליך רקע מרים אותה ומריץ אותה דרך השלבים הבאים.

קריאה. הטקסט מחולץ מהקובץ. OMAI סופר מה הצליח לקרוא: עמודים ב־PDF, פסקאות בקובץ Word, שורות ב־CSV.
בדיקה. התוצאה מסווגת. קובץ שלא הפיק טקסט שמיש נכשל כאן. קובץ שבו נקראו פחות מ־90% מהעמודים או מהשורות, או שמבנה הטבלה בו לא נשמר במלואו, נעצר לבדיקה שלכם במקום להתפרסם.
פיצול. הטקסט נחתך לקטעים של כ־500 טוקנים, ולעולם לא יותר מ־1,200. הכותרות משוכפלות לתוך כל קטע, ושורת טבלה, שאלה נפוצה או פריט ברשימה לעולם אינם נחתכים באמצע — כך מחיר נשאר צמוד לשירות שאליו הוא שייך.
אינדוקס. כל קטע מומר לייצוג מספרי שהחיפוש יכול להשוות מולו שאלה של לקוח, באצוות של 64 קטעים.
הפעלה. רק אחרי שכל הקטעים אומתו כמאונדקסים, הגרסה החדשה מחליפה את הקודמת בפעולה אחת. עד לרגע הזה הגרסה הקודמת ממשיכה לענות.

העמוד מציין שהאינדוקס אורך בדרך כלל דקה או שתיים, והוא מתרענן בעצמו כל 4 שניות כל עוד מקור כלשהו עדיין בעיבוד — אין צורך לרענן ידנית. אין זמן עיבוד קבוע, וקובץ גדול לוקח יותר. אם שורה עדיין מציגה קורא את המסמך אחרי חצי שעה, לחצו אינדוקס מחדש באותה שורה.

הסטטוס של כל מקור

לכל מקור יש תג סטטוס אחד. מתחתיו מופיעה שורה כמו מסמך · PDF · גרסה 3 · 42 קטעים · עודכן ואחריה התאריך — סוג המקור, פורמט הקובץ, כמה פעמים הקובץ אונדקס וכמה קטעים הוא תורם כרגע.

סטטוס	המשמעות	מה לעשות
ממתין לקריאה	המשימה בתור ועוד לא התחילה.	כלום. המתינו.
קורא את המסמך	הטקסט מחולץ מהקובץ.	כלום. המתינו.
מכין עבור העוזר	הקטעים נוצרים ונכנסים לאינדקס.	כלום. המתינו.
מוכן	המסמך מאונדקס והעוזר יכול להשתמש בו בתשובות.	כלום. בדקו אותו במסך בדיקת האחזור.
ממתין לאישור שלכם	הקובץ נקרא, אבל משהו בתוצאה דורש עין אנושית.	ראו את הפרק הבא.
אושר	לחצתם אשרו והשתמשו והקובץ נקרא שוב.	המתינו לסטטוס הבא.
לא ניתן לקריאה	לא יצא מהקובץ טקסט שמיש, או שהחילוץ נכשל.	קראו את השורה האדומה בשורת המקור, תקנו את הקובץ והעלו אותו שוב.
מתעדכן	גרסה מחליפה נבנית ברקע.	כלום. הגרסה הנוכחית ממשיכה לענות עד שהחדשה מוכנה.
דורש בדיקה	עברו 180 יום מאז שהמסמך אושר כעדכני. הוא עדיין משמש בתשובות.	לחצו עדיין עדכני, או העלו עותק מעודכן.
בארכיון	המקור הושבת או נדחה. הוא אינו משמש בתשובות, ושום דבר לא נמחק.	לחצו הפעלה כדי להחזיר אותו — הפעולה קוראת את הקובץ מחדש מההתחלה.
נמחק	המחיקה בתהליך. המקור כבר הפסיק לענות.	כלום. המתינו.
המחיקה לא הושלמה	המחיקה לא הסתיימה גם אחרי ניסיונות חוזרים.	פנו לתמיכה עם שם המקור.

הסטטוסים שמסמך שהועלה יכול להציג

כשמסמך ממתין לאישור שלכם

מסמך נעצר בסטטוס ממתין לאישור שלכם — עם ההערה בדקו לפני שזה עולה לאוויר — כששלב הקריאה הפיק תוצאה ש־OMAI לא מוכן לפרסם לבד. הסיבות הן:

נקראו פחות מ־90% מהעמודים, מהפסקאות או מהשורות.
קידוד התווים לא פוענח במלואו, ולכן חלקים מהטקסט עלולים להיות שגויים.
מבנה הטבלה לא נשמר במלואו — כך מספר מגיע לצד התווית הלא נכונה.
הקובץ מכיל טקסט שנראה כהוראות. הוא נשמר כנתונים בלבד והעוזר לא יפעל לפיו, אבל מנהל מתבקש להסתכל קודם.

הפאנל בשורה מפרט בדיוק מה לא הצלחנו לקרוא, ומוסיף שורה כמו 28 מתוך 34 עמודים נקראו. אשרו והשתמשו מריץ מחדש את שלב הקריאה על אותו קובץ שמור — ולכן אם מה שסימן את המסמך עדיין נמצא בקובץ, הוא יחזור לממתין לאישור שלכם. הפתרון האמין הוא לתקן את הקובץ עצמו (לייצא PDF עם שכבת טקסט אמיתית, לשטח את הטבלה, להסיר תווים חריגים) ולהעלות עותק מתוקן. דחו מעביר את המקור לארכיון בלי למחוק אותו.

כשקובץ נדחה

חלק מהתקלות נתפסות עוד לפני שהקובץ נשמר — מופיעה שורה אדומה מעל הטופס ושום דבר לא מתווסף לרשימה. אחרות מתגלות רק אחרי שהקובץ נקרא.

מה מוצג	הסיבה	הפתרון
`הקובץ גדול מדי (מקסימום 10MB).`	הקובץ עולה על 10 MB.	פצלו את המסמך, או ייצאו אותו בלי תמונות מוטמעות.
`The file was rejected: file_too_large.`	הקובץ מתחת ל־10 MB אבל חורג מהמגבלה של סוג הקובץ שלו — ‏5 MB ל־TXT ול־Markdown, ‏300 עמודים ל־PDF, ‏50,000 שורות ל־CSV.	פצלו למסמכים קטנים יותר. מקורות קצרים וממוקדים גם נשלפים טוב יותר.
`The file was rejected: password_protected.`	קובץ ה־PDF מוצפן.	הסירו את הסיסמה והעלו שוב.
`The file was rejected: file_corrupt.`	התוכן לא תואם לסוג שבחרתם, או שהקובץ פגום.	פתחו אותו, ייצאו אותו מחדש מהתוכנה המקורית ובחרו את סוג קובץ המתאים.
`The file was rejected: active_content_blocked.`	הקובץ מכיל מאקרו או שהוא קובץ הרצה.	שמרו את קובץ ה־Word כ־`.docx` רגיל בלי מאקרו.
`יש לבחור קובץ.`	לא צורף קובץ, או שהקובץ שצורף בגודל 0 בתים.	צרפו את הקובץ שוב ובדקו את גודלו במחשב.
`יש להזין כותרת.`	שדה כותרת ריק.	הקלידו כותרת, או צרפו קודם את הקובץ ותנו לה להתמלא.
סטטוס לא ניתן לקריאה עם ההודעה ״בקובץ אין טקסט שניתן לקרוא״	הקובץ הוא סריקה או מורכב מתמונות.	העלו קובץ מבוסס טקסט. אין זיהוי טקסט מתוך תמונות.

מה מוצג, מה גרם לזה ומה פותר

חלק מההודעות האלה מוצגות באנגלית גם כשהממשק בעברית. הניסוח שאחרי The file was rejected: הוא קוד קבוע, והטבלה שלמעלה מסבירה מה כל אחד מהם אומר.

מכסת האחסון

המכסה נספרת על הקבצים שאתם מעלים. המגבלה היא על הנפח הכולל ולא על מספר המקורות שתשמרו, והמידע שמסונכרן מההגדרות — שירותים, שאלות נפוצות, מדיניות ושעות פעילות — אינו מבוסס קובץ ואינו נספר בה. מחיקת מקור משחררת את חלקו במכסה מיד עם אישור המחיקה; השבתה אינה משחררת, כי הקובץ נשמר.

אפשר להעלות כמה קבצים בבת אחת?

לא. הטופס מקבל קובץ אחד בכל העלאה, וגרירה של כמה קבצים קולטת רק את הראשון. העלו אותם בזה אחר זה — אין צורך לחכות שהקודם יסיים להתאנדקס.

אפשר לראות את הטקסט ש־OMAI חילץ מהקובץ?

אין תצוגה מקדימה של הטקסט שחולץ. מה שכן אפשר לראות זה אילו קטעים חוזרים לשאלה מסוימת, במסך בדיקת הידע.

האם העלאת מסמך מחליפה את המידע שהזנתי בהגדרות?

לא. קובץ שהועלה והמידע שמסונכרן מההגדרות הם מקורות נפרדים, ושניהם נשארים ניתנים לחיפוש. אם הם סותרים זה את זה, הסירו את הישן — ראו עדכון ומחיקה של ידע.

האם העוזר עונה מתוך המסמך עוד לפני שהוא מסומן ״מוכן״?

לא. נשלפים רק מקורות בסטטוס מוכן, דורש בדיקה ומתעדכן, ובמתעדכן ממשיכה לענות הגרסה הקודמת עד שהחדשה מסתיימת.