השהיית העוזר וחידוש הפעילות
כל הרמות שבהן אפשר לעצור את המענה — כל הארגון, מספר WhatsApp אחד, שיחה אחת — על מה כל אחת משפיעה, מי רשאי, ואיך מבטלים אותה.
- למי
- בעלים, מנהלים ונציגים
- מסלול
- כל התוכניות
- הרשאה
- נציג לשיחה בודדת; בעלים או מנהל למספר או לכל הארגון
לפני שמתחילים
- מספר WhatsApp מחובר
אפשר לעצור את המענה בשלוש רמות שונות, והן בלתי תלויות זו בזו: שיחה שמוגדרת למענה תישאר שקטה אם הרמה שמעליה עצורה. מה שלא תשהו — הלקוחות עדיין יכולים לכתוב לכם וההודעות שלהם עדיין מגיעות לתיבת השיחות.
שלוש הרמות
| רמה | מה נעצר | מי רשאי להגדיר | איך מבטלים |
|---|---|---|---|
| כל הארגון | כל השיחות, בכל המספרים המחוברים. | בעלים או מנהל | הפעלת העוזר, מאותו מקום שבו השהיתם אותו. |
| מספר WhatsApp אחד | במספר שפועל גם בטלפון: למי עונים, ובנוסף פרק שקט אחרי שאתם עונים מהטלפון בעצמכם. | בעלים או מנהל | שנו בחזרה את היקף המענה, או לחצו חידוש AI בשיחה כדי לסיים את פרק השקט מוקדם. |
| שיחה אחת | תשובות בשיחה הזו בלבד. | נציג, מנהל או בעלים | לחצו חידוש AI בשיחה. |
כל הארגון
ברמת הארגון יש לעוזר מצב אחד. כשהוא מושהה הוא לא עונה בכלל: כל הודעה נכנסת פשוט נשארת בלי תשובה מהעוזר ויושבת בתיבת השיחות, בכל המספרים, כולל שיחות שמוגדרות בנפרד למענה. איש אינו מקבל התראה והלקוח לא מקבל הודעה, ולכן צריך שמישהו מהצוות יעקוב. ההשהיה והחידוש נרשמים ביומן הביקורת.
הפקד הוא הכפתור השהיית העוזר בכרטיס העוזר שלכם במסך סקירה כללית, ואותו כפתור עצמו לצד תג המצב בכרטיס סגנון והתנהגות בעמוד הגדרות עוזר. רק בעלים ומנהלים רואים אותו. הוא אינו מופיע לפני שמחובר מספר WhatsApp — אין עדיין מה להשהות — והוא אינו מוצג לארגון מושהה או לארגון שממתין למחיקה, כי החשבון הזה כבר עצור.
להשהות הכול, ולחזור לפעול
שלב 1 פתחו סקירה כללית ואתרו את הכרטיס העוזר שלכם בראש העמוד.
מה אמור לקרות: הכרטיס מציג את המצב הנוכחי — פעיל, מושהה, בהקמה או דורש בדיקה — ומתחתיו המספר המחובר שלכם.
שלב 2 לחצו השהיית העוזר.
- ביטול משאיר הכול כמו שהיה. שום דבר אינו מושהה עד שתאשרו.
מה אמור לקרות: הכפתור הופך לכן, להשהות, ולידו מופיעה שורה שמסבירה מה עומד לקרות: העוזר יפסיק לענות עד שתפעילו אותו מחדש, וההודעות ימשיכו להגיע לתיבת השיחות.
שלב 3 לחצו כן, להשהות.
מה אמור לקרות: התג משתנה למושהה, בראש הסקירה הכללית מופיעה הודעה, והמענה נעצר בכל המספרים תוך שניות.
שלב 4 לחצו הפעלת העוזר כשתרצו אותו בחזרה.
מה אמור לקרות: המענה חוזר מיד — ההפעלה מחדש אינה מבקשת אישור — והתג חוזר לפעיל.
מספר WhatsApp אחד
מספר שחובר במצב שפועל גם באפליקציית WhatsApp Business בטלפון נושא כללי מענה משלו, שמוגדרים לכל מספר בעמוד חיבור WhatsApp תחת הגדרות המענה של העוזר למספר הזה.
- למי העוזר עונהבחירה
- רק פונים חדשים עונה למי שאינו באנשי הקשר שלכם ואין לו היסטוריית שיחות איתכם; כל מי שכותב עונה לכולם באותו מספר.
ברירת מחדל:
רק פונים חדשים·חל על אותו מספר בלבד. מיד אחרי החיבור המענה מוחזק עד שייבוא אנשי הקשר וההיסטוריה מתייצב, עד 24 שעות. - העוזר חוזר לענות אחרימספר שעות
- כשאתם עונים ללקוח בעצמכם מאפליקציית הטלפון, העוזר מפסיק לענות באותה שיחה. זהו משך הזמן שהוא ממתין, בלי תשובה נוספת מכם, לפני שהוא חוזר מעצמו.
ברירת מחדל:
6 שעות של שקט·מספר שלם של שעות בין 1 ל-24.
שלב 1 פתחו חיבור WhatsApp מתפריט הצד והרחיבו את ההגדרות של המספר.
שלב 2 בחרו רק פונים חדשים או כל מי שכותב, והגדירו את העוזר חוזר לענות אחרי.
שלב 3 לחצו שמירת הגדרות.
מה אמור לקרות: מופיע האישור ההגדרות נשמרו., והכלל חל על ההודעה הבאה באותו מספר.
בזמן שפרק השקט פועל, בשיחה מופיעה הודעה שעניתם מהטלפון וכמה שעות בערך נותרו. לחיצה על חידוש AI באותה שיחה מנקה אותה מיד.
שיחה אחת
שלב 1 פתחו את השיחה מתיבת השיחות.
שלב 2 לחצו השהיית AI בשורת הפעולות מעל השיחה.
- ההשהיה אינה משנה דבר בשאר השיחות שלכם, והלקוח לא מקבל על כך שום הודעה.
מה אמור לקרות: מופיעה הודעה שהעוזר לא יענה בשיחה הזו, והכפתור הופך לחידוש AI.
שלב 3 ענו בעצמכם כל עוד צריך.
- תשובות חופשיות אפשריות במשך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח; אחרי זה נדרשת תבנית מאושרת.
שלב 4 לחצו חידוש AI כשהעוזר אמור לקחת את השיחה בחזרה.
מה אמור לקרות: העוזר יענה שוב להודעה הבאה של הלקוח באותה שיחה.
שני כפתורים שכנים עוצרים את העוזר באותה שיחה מסיבות שונות. קבל שליטה משייך את השיחה אליכם ומסמן שנציג מטפל בה; סימון כטופלה סוגר אותה, וההודעה הבאה של הלקוח פותחת שיחה חדשה שהעוזר עונה בה מההתחלה. את שניהם מבטלים מאותה שורה — ראו קבלת שליטה על שיחה.
השהיות שלא אתם הגדרתם
| הסיבה | מה קורה | איך זה מתנקה |
|---|---|---|
| העברה לנציג | השיחה עוברת לסטטוס ממתינה לנציג והעוזר מפסיק לענות בה. | נציג מקבל שליטה ולוחץ חידוש AI — ראו מתי העוזר מעביר לנציג אנושי. |
| מגבלת לולאה בשיחה אחת | אחרי 20 תשובות של העוזר באותה שיחה בתוך שעה, השיחה נקבעת לAI מושהה ולא נשלח דבר נוסף. | לחצו חידוש AI בשיחה אחרי שהבנתם מה גרם ללולאה. |
| מגבלת לולאה בכל הארגון | אחרי 300 תשובות של העוזר בכל הארגון בתוך שעה, תשובות נוספות נעצרות. אף שיחה לא משנה מצב. | זה מתנקה מעצמו עם התקדמות השעה. |
| מכסת תשובות ה-AI נוצלה או שהחיוב חסום | ההודעה מועברת לצוות במקום לקבל מענה, ונרשמת כהעברה ידנית. | שדרגו או הסדירו את התשלום, ואז חדשו את השיחה — ראו שימוש ומכסות. |
| חלון 24 השעות של WhatsApp נסגר | לא נשלחת תשובה חופשית, לא על ידי העוזר ולא על ידיכם. | הודעה נוספת מהלקוח פותחת מחדש את החלון; עד אז תבנית מאושרת היא ההודעה היוצאת היחידה. |
מה השהיה לא משנה
- הלקוחות עדיין יכולים לכתוב למספר, וההודעות האלה מופיעות בתיבת השיחות.
- הצוות שלכם עדיין יכול לענות ידנית ולשלוח תבניות מאושרות.
- ללקוח לא נמסר דבר — בשיחה מושהית פשוט אין תשובה אוטומטית.
- בסיס הידע, הגדרות הטון ושעות הפעילות נשארים כפי שהם.
- העמלות של Meta על הודעות מחויבות על ידי Meta ואינן מושפעות מכל השהיה כאן.
איך עוצרים את העוזר בכל מקום, עכשיו?
לחצו השהיית העוזר בכרטיס העוזר שלכם במסך סקירה כללית ואשרו. המענה נעצר בכל המספרים תוך שניות. תיבת השיחות ממשיכה לקבל הודעות בזמן ההשהיה, כך ששום דבר לא הולך לאיבוד בזמן שאתם מחליטים מה לשנות.
סימון שיחה כטופלה עוצר את העוזר מול הלקוח הזה?
בשיחה הזו כן. ההודעה הבאה שלו פותחת שיחה חדשה, והעוזר עונה בה.
נציג יכול להשהות את העוזר?
בשיחה בודדת כן — השהיית AI, חידוש AI, קבל שליטה וסימון כטופלה זמינים מתפקיד נציג ומעלה. הגדרות ברמת המספר וברמת הארגון דורשות מנהל או בעלים.
העוזר יחזור לפעול מעצמו?
רק במקרה אחד: פרק השקט במספר שפועל גם בטלפון מסתיים מעצמו כשעובר מספיק זמן מאז שעניתם מהטלפון. שיחה שהשהיתם, שקיבלתם עליה שליטה או שסימנתם כטופלה נשארת כך עד שמישהו ישנה זאת.
ההשהיה נרשמת איפשהו?
כן. השהיה וחידוש, ברמת שיחה וברמת ארגון, נכתבים ליומן הביקורת יחד עם מי שביצע אותם — ראו יומן ביקורת.