תגיות, מסננים וחיפוש
איך מוסיפים תגית לשיחה, מה כל אחד מששת המסננים בתיבת השיחות מציג, ומה המוצר יכול ולא יכול למצוא עבורכם — בתיבת השיחות אין תיבת חיפוש.
- למי
- נציגים, מנהלים ובעלים
- מסלול
- כל התוכניות
- הרשאה
- כל תפקיד יכול לקרוא את תיבת השיחות. נציג ומעלה יכולים להוסיף ולהסיר תגיות
לפני שמתחילים
- לפחות שיחה אחת בתיבת השיחות
תיבת השיחות מציעה שתי דרכים לצמצם את מה שאתם רואים: תגיות טקסט חופשי שאתם מצמידים לשיחה בעצמכם, ושישה מסננים קבועים מעל רשימת השיחות. תיבת חיפוש אין. המאמר הזה מפרט בדיוק מה כל אחד מהם מכסה, כדי שתדעו מתי להפסיק לחפש יכולת שאינה קיימת.
תגיות
תגית היא טקסט קצר שמוצמד לשיחה אחת. התגיות נמצאות בפאנל פרטים של שיחה פתוחה, תחת הכותרת תגיות — במסך רחב הפאנל יושב לצד השיחה, ובמסך צר יותר פותחים אותו בכפתור פרטים. התגיות פנימיות: הלקוח אינו רואה אותן והן לעולם אינן נשלחות ל-WhatsApp.
הוספת תגית
שלב 1 פתחו את השיחה משיחות ואתרו את המקטע תגיות בפאנל פרטים.
שלב 2 הקלידו את התגית בתיבה תגית חדשה… ושלחו את הטופס.
- הוספת תגית שכבר קיימת בשיחה אינה משנה דבר — היא אינה מוכפלת ולא מוצגת שגיאה.
- התגיות מושוות בדיוק כפי שהוקלדו, כך ש-
VIPו-vipהן שתי תגיות נפרדות.
מה אמור לקרות: התגית מופיעה מיד כתווית במקטע.
תיבת התגית
- תגית חדשה…טקסטחובה
- תוכן התגית. כל טקסט מתקבל — אין רשימת תגיות קבועה לבחירה, אין השלמה אוטומטית ואין אוצר מילים משותף לארגון.
ברירת מחדל:
—·עד 40 תווים. תגית ארוכה יותר נדחית עם ההודעה «התגית ארוכה מדי (עד 40 תווים).» ותגית ריקה נדחית עם «לא ניתן להוסיף תגית ריקה.»
הסרת תגית
שלב 1 פתחו את השיחה ואתרו את תווית התגית במקטע תגיות.
שלב 2 בחרו את ה-× שעל התווית — התיאור שלה הוא «הסרת התגית» ואחריו טקסט התגית.
מה אמור לקרות: התווית נעלמת. אין שלב אישור ואין ביטול פעולה.
הוספה והסרה של תגיות אינן נרשמות ביומן הביקורת, כך שתגית שהוסרה אינה משאירה עקבות. אם העובדה חשובה לטווח ארוך, כתבו אותה בהערה פנימית — הערות אינן ניתנות לעריכה או למחיקה אחרי השמירה.
המסננים בתיבת השיחות
שש לשוניות סינון יושבות מעל רשימת השיחות. בחירה בלשונית מוסיפה את הערך ?filter= לשורת הכתובת, כך שאפשר לשמור תצוגה מסוננת במועדפים. בחירת מסנן גם סוגרת את השיחה שהייתה פתוחה.
| מסנן | מה הוא מציג |
|---|---|
| הכול | כל השיחות בחשבון, כולל כאלה שכבר סומנו כטופלו. זו ברירת המחדל. |
| פתוחות | שיחות שהסטטוס שלהן פתוחה. |
| לא נקראו | שיחות עם לפחות הודעה אחת שאיש עדיין לא פתח — אלה שמציגות מונה הודעות. |
| לנציג | שיחות שהסטטוס שלהן ממתינה לנציג או בטיפול נציג — כל מה שאדם אמור להרים. |
| טופלו | שיחות שמישהו סימן כטופלו. |
| נכשלו | שיחות שיש בהן לפחות הודעה אחת ש-WhatsApp לא קיבל. ראו את המגבלה בהמשך. |
שני דברים כדאי לדעת לפני שסומכים על מסנן. הרשימה טוענת את 100 השיחות עם הפעילות האחרונה, והמסנן נכשלו מוחל על אותן 100 בלבד — כך שהודעה שנכשלה בשיחה ישנה יותר לא תעלה. והמסנן לא נקראו מתרוקן תוך כדי עבודה: פתיחת שיחה מאפסת את מונה ההודעות שלה, וכך גם שליחת תשובה או סימון כטופלה.
חיפוש
אין תיבת חיפוש בתיבת השיחות. רשימת השיחות אינה ניתנת לחיפוש כלל — לא בהקלדה בעמוד ולא באמצעות פרמטר בכתובת. גם במסך לידים יש תוויות סינון לפי סטטוס בלבד, בלי חיפוש.
- תוכן ההודעות אינו ניתן לחיפוש. אי אפשר למצוא כך את «הלקוח ששאל על משלוח».
- שמות ומספרי טלפון של לקוחות אינם ניתנים לחיפוש מתוך תיבת השיחות.
- תגיות אינן ניתנות לחיפוש ואי אפשר לסנן לפיהן.
- הערות פנימיות אינן ניתנות לחיפוש.
- שדות הפרטים של לידים אינם ניתנים לחיפוש.
מה שכן יש: הרשימה מסודרת לפי הפעילות האחרונה, כך שלקוח שכתב היום נמצא בראשה; ששת המסננים מצמצמים אותה; והרשימה כולה מתרעננת מעצמה כל כמה שניות כשהלשונית לפניכם. לכל מה שמעבר ל-100 השיחות האחרונות, ייצוא ברמת החשבון שמתואר בהוצאת הנתונים שלכם מכיל כל הודעה וניתן לחיפוש בעורך טקסט.
מי יכול לעשות מה
| פעולה | התפקיד המינימלי |
|---|---|
| פתיחת תיבת השיחות ושימוש בכל המסננים | צופה |
| הוספת תגית | נציג |
| הסרת תגית | נציג |
| הוספת הערה פנימית | נציג |
טופס התגיות מוצג לכל התפקידים, גם לאלה שאינם רשאים להשתמש בו — צופה שמנסה מקבל הודעת שגיאה במקום פקד מוסתר. את התפקידים קובעים במסך צוות.
מגבלות
- תגית יכולה להכיל עד 40 תווים. המגבלה נאכפת בעת ההוספה.
- תיבת השיחות טוענת עד 100 שיחות בכל תצוגה, לפי הפעילות האחרונה. אין חלוקה לעמודים ואין כפתור לטעינת עוד.
- הרשימה מתרעננת בערך כל 5 שניות כשלשונית הדפדפן גלויה, ופעם נוספת כשחוזרים אליה.
- לשיחה אפשר להצמיד תגיות בכל כמות; אותו טקסט יכול להופיע בה פעם אחת בלבד.
- הערה פנימית מוגבלת ל-2,000 תווים בדפדפן.
אפשר לראות את כל השיחות שתויגו `vip`?
לא. התגיות נשמרות לכל שיחה בנפרד, ושום מסך אינו מרכז או מסנן אותן ברמת החשבון.
האם הלקוחות רואים תגיות או הערות פנימיות?
לא. שתיהן נשארות בלוח הבקרה. הערות אינן נוספות לשרשור ההודעות ואינן נשלחות ל-WhatsApp.
אפשר לסנן לפי הנציג ששויך לשיחה?
לא. השיוך מוצג בתוך השיחה ובפאנל פרטים, אבל הוא אינו אחד מששת המסננים.
שיחה נעלמה מ«לא נקראו» — למה?
פתיחת שיחה מסמנת אותה כנקראה, וכך גם שליחת תשובה או סימון כטופלה. עברו להכול או לפתוחות כדי למצוא אותה שוב.
לאן נעלמות שיחות שטופלו?
הן נשארות ברשימה תחת הכול ותחת טופלו. שימו לב שכשלקוח כותב שוב אחרי ששיחה סומנה כטופלה, ההודעה פותחת שיחה חדשה ולא מחזירה את הישנה.